¿Qué retos presenta el nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE?

A finales del año pasado, el Parlamento Europeo y el Consejo alcanzaron un acuerdo sobre el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) propuesto por la Comisión Europea. La nueva normativa entrará en vigor a principios de 2018 y  representará el mayor cambio en la legislación para la protección de datos desde la aparición de Internet. Afectará a cualquier empresa u organismo en cualquier parte del mundo que opere con datos de origen europeo.

Según la empresa de custodia y gestión de la información Iron Mountain, las reformas, cuyo objetivo es reflejar las necesidades cambiantes de la economía digital y defender los derechos a la privacidad de los datos de las personas, podrían ser difíciles de aplicar en el caso de la información en papel. Para ayudar a las empresas a que sus archivos en papel no infrinjan la normativa, Iron Mountain ha preparado la siguiente guía que recoge los aspectos clave del Reglamento General de Protección de Datos:

1. Asegúrese de que puede encontrar la información que necesita. Antes de de-identificar o borrar la información, tendrá que poder encontrarla. La reforma blindará el “derecho al olvido” del consumidor en la legislación europea y las empresas tendrán que responder a las peticiones de borrado de información personal. Desgraciadamente, es fácil borrar datos digitales de una base de datos, pero no lo es tanto eliminarlos cuando están en formato físico. Un estudio de Iron Mountain muestra que un 22% de las empresas no tienen políticas para el archivo del papel y permiten a los empleados decidir por sí mismos. Como resultado, en muchas empresas no hay una persona o equipo que tenga una visión completa de dónde está almacenada la información. Incluso aunque se pueda ubicar la información, existen retos prácticos relacionados con la edición parcial de los documentos, algo que –a menudo- ha de hacerse a mano.

Iron Mountain aconseja a las empresas que identifiquen qué departamentos y equipos de trabajo son los que tienen más probabilidades de crear y almacenar archivos que contengan información personal identificable (PII) y de priorizar su escaneado y traslado a almacenes seguros externos. Las empresas también deberían implementar y hacer cumplir un sistema claro de archivo e identificación para todos los datos en papel, con etiquetas y metadatos marcados en las cajas y con responsabilidades y derechos de acceso definidos.  

2. Sepa que el papel tiene una doble o triple vida. Procesos  claramente definidos para gestionar la información desde su creación hasta su destrucción pueden no ser suficientes. El papel se puede escurrir a través de fisuras en las políticas más estrictas de clasificación y almacenamiento de la información, al poder ser copiado o impreso fácilmente, susceptible además de ser abandonado en cualquier sitio, sin ningún cuidado, o incluso de ser trasladado fuera del entorno de un edificio seguro. El informe de PwC de 2015 sobre la Aplicación de la Privacidad y la Seguridad revela que los incidentes de seguridad de los datos en Europa son mayormente debidos a errores humanos a la hora de gestionar documentos en papel. En consecuencia, a pesar de todas las mejores intenciones que pueda tener una empresa de cumplir con peticiones de borrado de datos, los empleados podrían estar manteniéndolos en el cajón de un escritorio o en algún sitio de la oficina.   

Iron Mountain asesora a las empresas para complementar sus políticas y procesos de gestión de la información con formación y comunicación regular para los empleados, mostrándoles cómo gestionar la información de forma segura y respaldar una cultura empresarial amplia para la responsabilidad de la información. Cada empleado debería entender qué es información confidencial y cómo hay que gestionarla.

3. Introduzca privacidad en sus procesos.  El nuevo reglamento quiere que se reflexione acerca de la privacidad, influyendo en cómo se produce, gestiona y elimina la información. Si hablamos de información en papel, los procesos de gestión serán fundamentales. Iron Mountain recomienda a las empresas que dificulten o hagan imposible que personas no autorizadas accedan o copien documentos que contengan información personal identificable. El almacenamiento, retención y destrucción de la información son procesos que deberían ser revisados bajo la premisa de privacidad y ser adaptados en el caso de ser necesario.   

4. Acepte que algunas reglas simplemente no son válidas. Aspectos de la nueva regulación, tales como la portabilidad de los datos serán difíciles de aplicar a la información que únicamente está archivada en papel. En algunos casos esto será una ventaja. Por ejemplo, serán innecesarias medidas robustas de ciberseguridad, porque el papel no puede sufrir ciberataques.  

“Existe una gran cantidad de recomendaciones disponibles para las empresas sobre cómo prepararse bien para la nueva legislación, pero casi todo está centrado en los datos electrónicos y la seguridad tecnológica, ignorando el papel y dejándolo a su propio riesgo”, comenta Ignacio Chico de Iron Mountain. “Las empresas siguen creando y procesando documentos en papel que contienen información personal. Muchas han acumulado grandes archivos de papel que datan de décadas. Este legado presentará problemas para cualquier empresa que ya no esté segura de qué información conserva en su archivo. Ahora es más importante que nunca saber qué información se tiene, dónde está y cómo llegar a ella si es necesario”.